業務分析手法の活用による効率化で30％のコストカットを実現
株式会社南山デイリーサービス
代表者:南山 泰政(みなみやま やすまさ)
住 所:青森県八戸市小中野二丁目6-19
連絡先:0178-44-3218
目次
- 事務処理に時間をとられ本業の訪問活動の妨げに 営業活動の時間を拡大する方策を検討したい
- 業務の効率化に向けたIT導入で 事務処理時間短縮とコスト削減が課題
- 新たなフローに基づくITシステムを提案 費用対効果や業務効率の数値化も助言
- コスト減と営業活動の時間確保を達成 事務処理能力も強化される
事務処理に時間をとられ本業の訪問活動の妨げに 営業活動の時間を拡大する方策を検討したい
相談者は、青森県八戸市にある本社を中心に、岩手県、秋田県を含む5箇所で、乳製品の宅配や会員制買物支援などの事業を展開。業務はマニュアル化されていたものの、事務処理の流れやルールは事業所ごとにバラバラ。煩雑なデスクワークが、本来最も時間をかけるべき顧客先への訪問活動の妨げになっていた。相談者は、事務作業を減らし営業活動の時間を拡大する方策がないものか、と当拠点へ相談に訪れた。
業務の効率化に向けたIT導入で 事務処理時間短縮とコスト削減が課題
Coのヒアリングの結果、優秀な人材が多く新規開拓の営業力に強みがあることを把握。しかし事業所や従業員数は増えている中、その規模に相応しいITは導入されず、全体を統括するITインフラは未整備、従業員のIT活用レベルの脆弱さが明らかとなった。
相談者の要望は、ルーティンワーク標準化により事務の効率化を図ることにあったが、より根源的かつ本質的な問題を確認。Coは、IT導入による「事務処理時間短縮」と「コスト削減」を課題とした。
新たなフローに基づくITシステムを提案 費用対効果や業務効率の数値化も助言
Coがまず提案したのは、相談者をリーダーとする少人数のプロジェクトチームの発足だ。各業務部門ごとに商流、物流、金流、情報等の流れを整理しながら、汎用性の高い業務フロー図の作成に取り組んだ。Coによる添削指導の支援を繰り返し、約半年をかけ基幹となる事務の業務改革を実現した新フローを完成。それに基づく社内システムのカスタマイズと導入を、ITベンダーに依頼するよう提案した。あわせて、費用対効果や業務効率の定量化を数値で挙げてもらうよう提案した。
コスト減と営業活動の時間確保を達成 事務処理能力も強化される
ITシステムの稼働後、情報・作業・能力・時間・品質などのロスが解消。業務活動時間の増加にも成功した。また業務効率化を具体的数値で示したことが、全事業所全社員の運用レベルや意識をボトムアップ。以前は月間約100以上あった棚卸在庫のミスが20以下に激減し、各事業所の事務処理能力もより強化された。
